Die Waelzholz Gruppe nimmt Compliance-Verstöße ernst. Sie hat daher ein angemessenes Beschwerdeverfahren eingerichtet, um Hinweisgebern und Dritten die Meldung von Verstößen und Risiken in der Lieferkette zu ermöglichen, ohne Sorge vor Repressalien haben zu müssen.
Für die Meldung stehen verschiedene Kommunikationskanäle zur Verfügung, die sich aus der nachfolgenden Übersicht ergeben. Erster Ansprechpartner ist regelmäßig der Compliance-Verantwortliche. Es besteht die Möglichkeit, die Hinweise mit dem Ombudsmann zu erörtern. Dieser ist unabhängig und zur Verschwiegenheit verpflichtet.
Der Eingang eines Hinweises wird innerhalb von sieben Tagen bestätigt. Sodann werden dessen Inhalte geprüft und etwaig notwendige Ermittlungen vorgenommen. Je nach Ergebnis dieser Prüfung werden etwaige Compliance-Verstöße abgestellt und sanktioniert. Der Hinweisgeber erhält nach spätestens drei Monaten Nachricht über den Verlauf der Hinweisbearbeitung.
Hinweisgebern wird Vertraulichkeit zugesichert, auf Wunsch auch Anonymität, so dass nicht einmal der Hinweisempfänger weiß, wer der Hinweisgeber ist. Kosten entstehen dem Hinweisgeber dadurch nicht. Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens wird mindestens einmal im Jahr sowie anlassbezogen überprüft.
Umgang mit Ihrem Hinweis
Ein eingehender Hinweis beim Compliance-Verantwortlichen wird zunächst bewertet. Liegt ein Compliance-Verstoß vor und wie gravierend ist der Vorwurf? Fehlen vielleicht noch Informationen zur Bewertung? In besonders schwerwiegenden Fällen wird, soweit zulässig, die Geschäftsführung informiert. Sodann wird der Vorwurf intern aufgeklärt, bewertet und eine Entscheidung über das weitere Vorgehen getroffen. Etwaig erkannte Verstöße werden abgestellt und angemessen sanktioniert.
Ein eingehender Hinweis beim Ombudsmann wird zunächst bewertet. Sodann erfolgt eine Meldung an den Compliance-Verantwortlichen im Unternehmen. Dabei entscheidet der Hinweisgeber, ob dem Unternehmen gegenüber seine Identität offengelegt werden soll oder nicht. Der Ombudsmann ist ein externer Rechtsanwalt, der auch dem Unternehmen gegenüber zur Verschwiegenheit verpflichtet ist. Er darf Ihre Identität oder Hinweise auf Ihre Identität nicht preisgeben, wenn Sie dies nicht gestatten. Er steht für eine vertrauliche Besprechung des Hinweises zur Verfügung.
