Grupa Waelzholz poważnie traktuje przypadki naruszenia zgodności. Dlatego ustanowiła odpowiednią procedurę składania skarg, aby umożliwić sygnalistom i osobom trzecim zgłaszanie naruszeń i zagrożeń w łańcuchu dostaw bez obaw o represje.

Do zgłaszania dostępne są różne kanały komunikacji, jak pokazano w poniższym zestawieniu. Pierwszym punktem kontaktu jest zazwyczaj pracownik ds. zgodności. W niektórych przypadkach istnieje możliwość omówienia informacji z rzecznikiem. Rzecznik jest niezależny i zobowiązany do zachowania tajemnicy.

Otrzymanie wskazówki zostanie potwierdzone w ciągu siedmiu dni. Następnie treść jest badana i przeprowadzane są wszelkie niezbędne dochodzenia. W zależności od wyniku tego badania, wszelkie naruszenia zgodności zostaną wstrzymane i ukarane. Osoba zgłaszająca nieprawidłowości zostanie poinformowana o postępach w procesie zgłaszania nieprawidłowości najpóźniej po trzech miesiącach.

Sygnaliści mają zapewnioną poufność i, jeśli sobie tego życzą, anonimowość, tak że nawet osoba sygnalizująca nie wie, kim jest sygnalista. Nie wiąże się to z żadnymi kosztami dla osoby zgłaszającej.

Skuteczność procedury skarg i zażaleń podlega przeglądowi co najmniej raz w roku oraz doraźnie.

Wskazówka przychodząca do pracownika ds. zgodności jest najpierw oceniana. Czy mamy do czynienia z naruszeniem zgodności i jak poważny jest zarzut? Czy być może brakuje jeszcze informacji do oceny? W szczególnie poważnych przypadkach, jeśli jest to dopuszczalne, informowane jest kierownictwo. Zarzut jest następnie wyjaśniany wewnętrznie, oceniany i podejmowana jest decyzja o dalszym postępowaniu. Wszelkie stwierdzone naruszenia zostaną naprawione i odpowiednio ukarane.

Napływające do rzecznika wskazówki są najpierw oceniane. Następnie zgłoszenie trafia do osoby odpowiedzialnej za zgodność w firmie. Sygnalista decyduje, czy jego tożsamość powinna zostać ujawniona firmie, czy też nie. Rzecznik jest zewnętrznym prawnikiem, który jest również zobowiązany do zachowania tajemnicy wobec firmy. Nie może on ujawnić Twojej tożsamości ani żadnych wskazówek dotyczących Twojej tożsamości, chyba że mu na to pozwolisz. Jest on dostępny w celu poufnego omówienia kwestii związanych z przekazaniem informacji.