O Grupo Waelzholz leva a sério as violações de conformidade. Por isso, estabeleceu um procedimento de reclamação adequado para que os denunciantes e terceiros possam comunicar violações e riscos na cadeia de suprimentos sem medo de represálias.
Vários canais de comunicação estão disponíveis para denúncias, conforme mostrado na visão geral a seguir. O primeiro ponto de contato geralmente é o diretor de conformidade. Em alguns casos, é possível discutir as informações com o ombudsman. O ombudsman é independente e está vinculado ao sigilo.
O recebimento de uma denúncia será confirmado em até sete dias. O conteúdo é então examinado e as investigações necessárias são realizadas. Dependendo do resultado desse exame, quaisquer violações de conformidade serão interrompidas e sancionadas. O denunciante será informado sobre o andamento do processo de denúncia após três meses, no máximo.
Os denunciantes têm a garantia de confidencialidade e, se desejarem, de anonimato, de modo que nem mesmo o denunciante saiba quem é o denunciante. Isso não acarreta nenhum custo para o denunciante.
A eficácia do procedimento de reclamação é revisada pelo menos uma vez por ano e em uma base ad hoc.
Como lidar com sua gorjeta
Uma denúncia recebida pelo diretor de conformidade é primeiramente avaliada. Existe uma violação de conformidade e qual é a gravidade da alegação? Talvez ainda faltem informações para a avaliação? Em casos particularmente graves, a gerência é informada, se permitido. A alegação é então esclarecida internamente, avaliada e é tomada uma decisão sobre como proceder. Todas as violações identificadas serão corrigidas e sancionadas adequadamente.
Uma denúncia recebida pelo ombudsman é primeiramente avaliada. Em seguida, é feito um relatório para a pessoa responsável pela conformidade na empresa. O denunciante decide se sua identidade deve ou não ser revelada à empresa. O ombudsman é um advogado externo que também está obrigado a manter sigilo em relação à empresa. Ele não deve revelar sua identidade ou qualquer indício de sua identidade, a menos que você permita que ele o faça. Ele está disponível para uma discussão confidencial sobre a denúncia.
