Il Gruppo Waelzholz prende sul serio le violazioni della compliance. Per questo motivo ha istituito un'adeguata procedura di reclamo per consentire agli informatori e ai terzi di segnalare violazioni e rischi nella catena di fornitura senza timore di ritorsioni.

Per le segnalazioni sono disponibili diversi canali di comunicazione, come illustrato nella seguente panoramica. Il primo punto di contatto è solitamente il responsabile della compliance. In alcuni casi, è possibile discutere le informazioni con l'ombudsman. L'ombudsman è indipendente ed è tenuto al segreto.

La ricezione di una segnalazione viene confermata entro sette giorni. Il contenuto viene quindi esaminato e vengono svolte le indagini necessarie. In base ai risultati di questo esame, le eventuali violazioni della conformità saranno bloccate e sanzionate. Il whistleblower sarà informato sull'andamento del processo di denuncia al più tardi dopo tre mesi.

Agli informatori viene garantita la riservatezza e, se lo desiderano, l'anonimato, in modo che nemmeno l'informatore sappia chi sia. Ciò non comporta alcun costo per il whistleblower.

L'efficacia della procedura di reclamo viene rivista almeno una volta all'anno e su base ad hoc.

Una segnalazione in arrivo al responsabile della compliance viene innanzitutto valutata. Esiste una violazione della compliance e quanto è grave l'accusa? Mancano forse ancora informazioni per la valutazione? In casi particolarmente gravi, viene informata la direzione, se consentito. L'accusa viene poi chiarita internamente, valutata e viene presa una decisione su come procedere. Le eventuali violazioni individuate saranno corrette e sanzionate in modo appropriato.

Una segnalazione al difensore civico viene prima valutata. Poi viene fatta una segnalazione al responsabile della compliance dell'azienda. L'informatore decide se rivelare o meno la propria identità all'azienda. L'ombudsman è un avvocato esterno, anch'egli tenuto al segreto nei confronti dell'azienda. Non deve rivelare la vostra identità o eventuali indizi sulla vostra identità, a meno che non siate voi a permettergli di farlo. È disponibile per una discussione riservata sulla segnalazione.