Le Groupe Waelzholz prend les violations de la conformité au sérieux. Il a donc mis en place une procédure de plainte appropriée pour permettre aux informateurs et aux tiers de signaler les violations et les risques dans la chaîne d'approvisionnement sans craindre de représailles.

Différents canaux de communication sont disponibles pour le signalement, comme le montre l'aperçu ci-dessous. Le premier interlocuteur est régulièrement le responsable de la conformité. Il est parfois possible de discuter des signalements avec le médiateur. Celui-ci est indépendant et tenu au secret professionnel.

La réception d'un signalement est confirmée dans un délai de sept jours. Son contenu est ensuite examiné et toute enquête nécessaire est menée. En fonction des résultats de cet examen, les éventuelles violations de la conformité sont corrigées et sanctionnées. Le lanceur d'alerte reçoit des informations sur le déroulement du traitement de l'alerte dans un délai de trois mois maximum.

Les informateurs sont assurés de la confidentialité et, s'ils le souhaitent, de l'anonymat, de sorte que même le destinataire de l'information ne sait pas qui est l'informateur. Il n'en résulte aucun coût pour le lanceur d'alerte.

L'efficacité de la procédure de plainte est évaluée au moins une fois par an ainsi qu'en fonction des circonstances.

Une remarque détaillée adressée au responsable de la conformité est d'abord évaluée. S'agit-il d'une violation de la conformité et quelle est la gravité du reproche ? Manque-t-il peut-être encore des informations pour l'évaluation ? Dans les cas particulièrement graves, la direction est informée, dans la mesure où cela est autorisé. Le reproche est ensuite clarifié en interne, évalué et une décision est prise sur la suite à donner. Les éventuelles infractions identifiées sont corrigées et sanctionnées de manière appropriée.

Une plainte reçue par le médiateur est d'abord évaluée. Ensuite, un rapport est adressé au responsable de la conformité au sein de l'entreprise. Le dénonciateur décide alors si son identité doit être révélée ou non à l'entreprise. Le médiateur est un avocat externe qui est également tenu au secret professionnel vis-à-vis de l'entreprise. Il ne doit pas divulguer votre identité ou des indications sur votre identité, sauf si vous l'y autorisez. Il est disponible pour discuter de l'indication en toute confidentialité.